Préparer sa comptabilité VTC, une pièce à la fois.

Choisir une période et conserver les documents d’origine

Créez un dossier par mois avec les relevés de chaque plateforme, les factures de vos courses privées, les justificatifs de dépenses et les informations de règlement. Gardez aussi le nom du fichier d’origine et la période couverte. Un relevé hebdomadaire peut chevaucher deux mois : notez-le avant de regrouper les totaux.

Conservez une référence stable pour retrouver chaque opération. Une date et un montant identiques ne suffisent pas toujours à identifier un doublon, notamment lorsque plusieurs courses ont le même tarif.

Rapprocher les courses, les frais et les versements

Comparez les lignes du relevé avec les courses enregistrées, puis recherchez les commissions, ajustements et versements correspondants. Le virement reçu sur votre compte peut regrouper plusieurs prestations ou déduire des frais. Son montant ne décrit donc pas à lui seul toutes les opérations de la période.

Exemple fictif : un document présente 300 € de courses, 45 € de frais et un versement de 255 €. Conservez ces trois informations avec leurs pièces. Cette égalité aide au rapprochement ; elle ne détermine pas le chiffre d’affaires à déclarer ni le traitement de TVA applicable.

Associer chaque dépense à son justificatif

Pour un plein, un péage ou une facture d’entretien, relevez la date, le fournisseur, le montant, le véhicule concerné et l’usage professionnel. Une photographie doit permettre de lire le document entier. Si une pièce manque, inscrivez-la dans une liste à compléter plutôt que de créer un justificatif de remplacement.

Le suivi économique de la dépense et sa déduction fiscale répondent à des questions différentes. Les conditions de déduction dépendent notamment du régime applicable et des justificatifs ; faites vérifier les cas mixtes ou inhabituels.

Source consultée le 15 septembre 2026 : Service Public : charges déductibles, consulté le 15 septembre 2026.

Préparer les bonnes questions selon votre régime

En micro-entreprise, les dépenses réelles restent importantes pour comprendre votre activité, même si elles ne se déduisent pas une seconde fois dans le régime forfaitaire. Le simulateur Urssaf aide à distinguer chiffre d’affaires, cotisations et dépenses. Il précise également les éléments laissés hors de son estimation, dont la CFE.

Avant de déclarer, faites clarifier une ligne ambiguë : commission d’une plateforme, opération étrangère, remboursement ou pourboire. Présentez le relevé et la facture associés à la question.

Source consultée le 15 septembre 2026 : Urssaf : simulateur auto-entrepreneur, consulté le 15 septembre 2026.

Transmettre un dossier avec les écarts encore ouverts

Préparez un récapitulatif accompagné des pièces, d’une liste des fichiers importés et des opérations encore à expliquer. Indiquez les factures en attente de règlement et les dépenses sans justificatif lisible. Votre interlocuteur doit pouvoir remonter d’un total aux lignes qui le composent.

Demandez à votre expert-comptable le format attendu et la façon de nommer les documents. Un export de gestion, un relevé bancaire et un fichier d’écritures comptables ne sont pas des documents interchangeables. Évitez de renommer un simple tableau « FEC ».

Utiliser VTCentral pour organiser les informations

Les courses, imports, factures et dépenses servent de points de départ à votre suivi dans VTCentral. Relisez les données enregistrées et contrôlez le périmètre des fonctions de votre offre. La préparation des informations ne vaut pas production d’un bilan ni transmission automatique de vos déclarations.

Avant de terminer le mois, conservez les documents utiles et notez les corrections encore nécessaires. Vous retrouverez ainsi le même contexte lorsque le relevé suivant ou une demande de votre comptable arrivera.